会议议程模板
准备一致的会议议程、笔记和行动项目摘要。
模板类别概述
当议程是可预测的并且笔记是结构化的时，定期会议的运行效果会明显更好。当与会者确切地知道即将发生的事情以及笔记将采用什么格式时，他们就会做好准备，讨论保持在正轨上，并且行动项目实际上会得到贯彻落实。 Lightning Assist 议程模板为每次会议提供相同的清晰结构（目标、议程项目、决策和后续步骤），而无需在每次通话前花费 15 分钟在文档中重新格式化相同模板。
何时使用这些模板
对于结构很重要的任何定期会议，使用会议议程模板：每周团队同步、冲刺计划会议、回顾、客户签到和项目状态审核。创建标准议程模板所投入的时间会立即得到回报，因为与会者知道要准备什么，讨论保持在正轨上，并且笔记更容易浏览并在事后采取行动。对于一次性会议，使用相关模板作为起点并根据需要调整部分 - 该结构仍然比从空白开始更快。
此类别中的示例模板
- 每周同步议程，包括胜利、当前焦点、阻碍因素和下周预览。
- 回顾性模板进展顺利，需要改进，并与指定的所有者采取行动。
- 用于捕获任何会议的结果和责任的决策日志和后续格式。
实践中的示例模板
每周同步或站立议程
重复的团队同步议程应该足够短，以至于没有人觉得他们需要准备演示文稿 - 只需让人们意识到他们正在做什么即可。最有效的格式涵盖四件事：上周的快速胜利、本周的重点领域、任何受阻或面临风险的事情，以及对下周的简要展望。创建包含这四个部分和日期占位符的代码片段。将其粘贴到前一天的日历邀请中或在会议开始时粘贴到会议线程中。当每周出现相同的格式时，与会者就不再需要弄清楚会议的目的，准备时间也会缩短到几分钟。
**Sync – [#Date#]** • Wins / done last week • Focus this week • Blockers • Next week preview
回顾笔记模板
回顾会议是任何团队中影响力最高的定期会议之一，但前提是要清楚地记录笔记并分配行动。标准的三部分格式（进展顺利，与所有者一起改进行动项目）适用于任何团队规模、任何方法以及从一周到一个季度的任何周期长度。创建一个包含这三个部分的代码片段以及一个需要每个项目的所有者和截止日期的操作项目块。没有所有者和截止日期的行动几乎永远不会完成；默认情况下，这种格式使责任可见。使用占位符表示日期和冲刺或期间名称。在每次回顾开始时将其粘贴到复古文档或 Miro 板上。
**Retro – [#Date#]** **Went well:** **To improve:** **Actions:** • [ ] [Action] – [#Owner#] • [ ] [Action] – [#Owner#]
决策日志和后续行动
每次做出决定的会议都应该有一致的日志，这样在“我们在电话中达成一致”和“等等，我们实际上决定了什么？”之间就不会丢失任何内容。最有用的决策日志足够小，可以立即粘贴到任何会议文档或 Slack 线程的底部：决策本身、导致决策的上下文、谁负责执行以及后续或审核日期。将其创建为片段，以便在做出任何决定后需要 20 秒的时间来填写。当所有会议中的每个决定都以相同的格式记录时，组织会建立一个可搜索的记录，并且“但我认为我们说过……”对话显着下降。
**Decision:** [#Topic#] **Context:** **Owner:** [#Name#] **Follow-up:** [#Date#]
如何开始
确定您最常运行的两到三种会议类型，并为每种类型创建一个议程片段。从每周同步开始——这是最频繁的，并且从一致性中获益最多。接下来添加回顾和计划模板。将议程片段粘贴到前一天的邀请或会议文档中，而不是早上，这样可以设定更清晰的期望，并让与会者有时间添加项目或标记冲突。
专业提示
- 将议程片段和笔记模板保存在单独的片段中，以便您可以在会议前发送议程并在会议期间使用笔记模板进行捕获。
- 在议程片段中添加“带去会议”或“预读”行，以便与会者知道要准备什么，而无需在单独的消息中询问。
- 在所有会议类型中使用相同的决策日志格式，以便团队中的每个人都知道决策记录在哪里并可以轻松找到它们。
- 保持每周同步议程每周都相同——可预测性减少会议摩擦的效果大于多样性增加的价值。
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